Minden lényeges adat és a szövege alapján is kereshető, szűrhető az új nyilvántartás – így a szerződésekhez tartozó adatállományok pl. helyszínrajzok, fotók, önkormányzati határozatok, térképek stb.

A most már éles üzemben működő rendszerbe visszamenőleg is bekerülnek a csak papír alapon meglévő szerződések, melyeket digitalizálnak a hivatal munkatársai. Hatvanezernél is több szerződés, egyenként 11 adatát kell rögzíteni, a digitálisan rendelkezésre állókét javítani, pótolni.

A CRAFT rendszerben a felhasználóknak egyedileg állították be a jogosultságokat, így szabályozható, hogy ki, mely szerződésekhez fér hozzá munkavégzése során.

Az új nyilvántartással dolgozók - a tesztüzem során szerzett tapasztalatai szerint - esztétikus, könnyen kezelhető, átlátható felületen végezhetik a munkát. Fontos előny a szerződésekhez kötött feljegyzések, mellékletek megjelenítése, könnyű kezelhetősége, a partnercégek szerinti szerződés-csoportosítás, illetve az is, hogy minden szerződés kapcsán egy kattintással elérhetőek azok módosításai is.

A tatabányai önkormányzat és polgármesteri hivatal több évtizedes elmaradást pótolt ezzel a fejlesztéssel – eddig 17 ezernél is több szerződés digitalizálását végezték el, átláthatóvá, kereshetővé, egységessé téve a nyilvántartást. Időrendben visszafelé halad a feldolgozás annak érdekében, hogy minél hamarabb a napi használatban is elérhető legyen a folyamatosan bővülő nyilvántartás.